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とある日の上司と部下のバトル（注：正しくは部下の一方的な物言い）
ある日、自社の小口現金のやり方に不満を抱いたふじよしだは、上司の扇課長に精算方法の見直しを提案しました。
我が社は経費精算のやり方が昔ながらの方法で、現金での精算をしています。
社員が会社の用件で経費を使ったら、領収書が添付された経費精算用の申請書を経理部門へ提出してもらい、その分のお金を現金で渡してあげる、というもの。
数人規模の会社ならともかく、会社全体では100人以上という結構な人数にもかかわらず、いまだに現金精算を続けている現状。
しかも、勤務時間帯が日勤・夜勤・早番(早朝出勤)・遅番(夕方出勤)などシフト制の多い業種のため、日中は社員がバラバラと精算申請にくることもあり、その都度仕掛りの仕事が遮られることもしばしば。よって非効率さ極まりないです。
もともと課長が請け負っていたこの小口現金業務が私に引き継がれてからまだ３ヶ月も経っていないのですが、このアナログ処理問題がネックとなり、他の事務の時間が少なからず犠牲になっていました。
慣れる以前にこの非効率なやり方を変えないとと思い、いくつか改善案を考えて上司に相談してみたのです。
そしたら・・・。
と、部下の提案内容もろくに聞かない段階で、そのまた上司に判断を投げやがりました(怒)
課長のくせに、なぜ小口現金の処理のしかたをどうするかごときの判断も自分で請け負えないのか…、と情けなくなったと同時に、「もー、部長は(仕事のできない)あなたと違って忙しいんですよ！こんな取るに足らない話題はできればあなたと私の間でさっさと決めてしまいたいんですよ！！」という思いが思わず顔に出そうになりましたが、それは心にとりあえずとどめておき、課長に具体的な提案を示すことにしました。
今まではどうやって対応していたの？
現状のやり方の問題点・課題点
- 現金精算である → その場で対応しなければならない
- 精算頻度が都度申請である（経理が金庫番をしていなければならない）→ いつ来るかわからないので時間が縛られる
- 基本は精算だが、場合によって仮払い(前渡し制度)も認めている → 仮払い申請があると前払いと後精算で処理が２倍生じる
- 対象人数(社員数)が多い → 同時申請で渋滞するとカオス
システム移行をせずに小口現金処理を効率化させる方法
方法１：月１もしくは月２回の精算頻度とする、給与で精算する
まずは、シンプルに精算回数を指定する方法です。
例えば月の15日・30日を申請・精算日として、その日に合計額を申請してもらうことにする。
月１回の支払いであれば、給与の支払い時にあわせて載せて精算する方法でもいいですね。
これだけでも、都度申請よりだいぶ効率化されるはずです。
方法２：会社用の経費口座を作り、振込みで対応する
社員に会社用の経費口座(会社の振込元口座と銀行・支店が一緒のもの)を作ってもらい、そこに会社用口座から振り込む方法です。
最初に社員の口座を作る手間がありますが、これなら支払いに手数料もかかりませんし、離れた拠点の社員への支払いも問題ありません。
方法３：ＩＣカード（Suicaなど）を作る
こちらは使途を限定して効率化を促す方法となりますが、SuicaなどのICカードを利用して精算をする方法です。
我が社に限定すれば、ICカードは原則、出張などの交通費用に使ってもらいたいですね。
出張が多く、しかも新幹線や電車を使っての移動が多いため、スマートEXで予約をしてSuicaで通れるようにすればかなり利便性が上がると思っています。
その他で利用するにしても、Suicaは汎用性があり、今では大体の公共交通機関、コンビニ、チェーン店で使えますしね。
会社で使うとなると失くされる心配がちょっとありますが(特に無記名Suicaの場合は見た目上は誰でも使えてしまうため紛失リスクがある)、個人的にICカードを選ぶなら私はSuica一択です。
方法４：法人カード（法人用クレジットカード）を作る
本来ならば、この方法が会社側と社員のお互いにとって一番手間がなく、win-winだと思います。
領収書を提出しなくても利用明細は残りますし、会社側の支払処理の手間もありませんし、経理処理も簡単と三拍子揃っていますから。
ただし、あらかじめ法人カードの利用ルールを整備しておかないと、文字通り魔法のカード(笑)と化して制限がなくなってしまいますので注意が必要です。
また、年会費無料の法人クレカは枚数制限がありますので、社員の人数が多くなるほど実現性は少なくなります。（少人数の事務所などは大変重宝される方法だと思います！）
方法５：（どうしても現金精算を維持したい場合は）拠点に小口現金事務を下ろす
あとは、それでもどうしても現金精算にこだわるのであれば、拠点メンバーに小口現金事務を下ろし、各自で処理してもらうしかありません。以上。
結局、どの方法を採用するの？
まとめ：小口現金の効率化はいろいろな方法がある。でもシステム化できるならシステム化が一番です。
というわけで、方法２が採用されましたのでめでたく問題点は解消されそうです。
ふー、やれやれ・・・。
当初は小口現金業務が非効率な状態で下りてきたので「勘弁してくれー！」と思っていましたが、こうして改善できるきっかけとなってよかったです。
我が社は残念ながらシステム化ができない状況ですが、個人的には経費精算は可能ならシステム化が一番です。
システム導入費はかかりますが、拠点が離れている問題も、領収書の保管問題も、申請や支払処理に時間が縛られる問題も、それにかかわる人件費問題など、小口現金の持つデメリット部分はほぼほぼ解消されますからね！
アナログな事務処理の職場ですが、今後も改善をすすめていきたいと思います！
